“โอ๊ย เหนื่อย” “เบื่อ ไม่อยากทำ” “พอแล้ว ฉันจะลาออก” แม้จะบ่นแค่ไหนเหล่ามนุษย์วัยกลางคนก็หนีจากงานไปไม่ได้อยู่ดี และเหตุผลที่ทำให้งานเป็นดั่ง “วิญญาณที่คอยตามติดตลอดเวลา” ก็คงไม่ใช่แค่ตัวเนื้องาน แต่รวมไปถึงปัญหาระหว่างทางที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นด้านอุปกรณ์ ด้านเวลา หรือด้านการสื่อสาร ซึ่งล้วนส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพและคุณภาพของการทำงาน อย่างไรก็ตามปัจจุบันเทคโนโลยีได้เข้ามาช่วยเหลือและจัดการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว ทำให้การทำงานเป็นไปได้สะดวกมากยิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้การเข้าใจถึงปัญหาและจัดการกับมันโดยเร็วที่สุดถือว่าเป็นสิ่งสำคัญมากที่สุดอย่างหนึ่งสำหรับทุกคน
ความขัดแย้งระหว่างการทำงาน
ทุกคนต่างเคยตกอยู่ในสถานการณ์ความขัดแย้งระหว่างการทำงาน ซึ่งสามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นผลประโยชน์เข้ามาเกี่ยวข้อง กระบวนการการทำงานที่ผิดพลาด แต่สิ่งที่พบได้บ่อยที่สุดก็คงหนีไม่พ้นเรื่องการสื่อสาร ซึ่งนับว่าเป็นตัวกำหนดชะตาของความขัดแย้งเลยทีเดียว หากละเลยปัญหาเหล่านี้ความขัดแย้งและความไม่เข้าใจซึ่งกันและกันก็จะนำไปสู่ปัญหาที่ใหญ่ขึ้นในอนาคต เช่น บรรยากาศในที่ทำงานที่ไม่ดี อคติต่อความคิดเห็น จนไปถึงการทำให้อีกฝ่ายเสื่อมเสียงชื่อเสียง เรียกได้ว่า งานจบแต่คนไม่จบ เพราะฉะนั้นการสื่อสารจึงถือว่าเป็นหัวใจสำคัญอย่างหนึ่งสำหรับการทำงานเพื่อลดความขัดแย้ง
ด้วยเหตุนี้จะดีกว่าไหมถ้าเราเพิ่มความสามารถในการสื่อสารเพื่อป้องกันความขัดแย้งที่จะเกิดขึ้นตั้งแต่แรก หนึ่งในนั้นคือ การสื่อสารไปพร้อมการบันทึกข้อมูล เพราะสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ครบถ้วนและมีหลักแหล่งที่ชัดเจน และหากพูดถึงแอปพลิเคชันเพื่อการสื่อสารผ่านการจดบันทึก ก็ต้องนึกถึง Keeps ที่นอกจากการบันทึกข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ ยังสามารถเพิ่มผู้ใช้เพื่อรวมกันจดบันทึกและตรวจสอบว่าทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกันอยู่เสมอ นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันอื่น ๆ เช่น Docs ทำให้การสื่อสารเป็นไปได้ด้วยดี
เครื่องมือทำงานที่จำเป็นไม่พอใช้
การทำงานที่ดีนั้นจะต้องเกิดขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพและคุณภาพที่ครบครัน เทคโนโลยีจำนวนมากจึงได้รับการพัฒนาเพื่อสนับสนุนการทำงานให้ดีขึ้น แต่แม้ว่าผู้ประกอบการเองต่างก็อยากให้พนักงานได้ทำงานกันเต็มที่ ปัญหาการขาดเครื่องมือที่จำเป็นก็ยังเกิดขึ้นบ่อยครั้ง ซึ่งแท้จริงแล้วปัญหาลึก ๆ อาจมาจากคำถามที่ว่าเราควรเลือกใช้อย่างไรให้คุ้มค่าและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างเห็นผล เพราะหากผลลัพธ์ออกมาไม่น่าพึงพอใจกับราคาที่จ่ายไป จะดีกว่าไหมถ้าจะใช้แบบเดิม อย่างไรก็ตามการยืดเวลาการตัดสินใจแบบนี้มีแต่ทำให้งานล่าช้าและคุณภาพไม่เหมาะสม ดังนั้นการมีเครื่องมือที่จำเป็นครบครันจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานที่ราบรื่น
จากการพัฒนาของเทคโนโลยีทั่วโลกมาหลายหลายสมัย สิ่งหนึ่งที่แทบจะทุกคนเห็นตรงกันว่าช่วยทำให้งานราบรื่นและมีคุณภาพยิ่งขึ้น คือ ระบบอัตโนมัติ เนื่องจากช่วยลดภาระหน้าที่ในการทำงานและทำให้เราสามารถนำเวลาไปจัดการกับสิ่งสำคัญอื่นเพื่อเพิ่มคุณภาพของงาน และหากพูดถึงระบบอัตโนมัติ Apps Script ของ Google ก็เป็นผู้ช่วยที่สามารถทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันอื่น ๆ เพื่อเพิ่มฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติให้กับระบบ เช่น การรวมข้อมูลจากไฟล์ Docs ของทุกคนมาไว้ในไฟล์เดียว การเชื่อมข้อมูลระหว่าง Gmail และ Sheets ทำให้สามารถส่งอีเมลที่มีความคล้ายกันให้แก่ผู้รับได้รวดเร็วยิ่งขึ้น หรือการสร้างไฟล์ Docs ให้ผูกติดกับการประชุมที่นัดหมายไว้ นอกจากนี้ยังมีระบบอัตโนมัติอีกหลายที่พร้อมให้ทุกคนสามารถจัดการภาระงานได้ดีขึ้น
ตารางเวลาแน่นเกินไป
เป็นอีกครั้งหนึ่งที่เรื่องเวลาจะสร้างปัญหาให้คนทำงาน โดยทุกคนต่างก็มีเวลาที่ตัวเองรู้สึกว่าทำงานได้ดีที่สุด บางคนอาจรู้สึกดีกับเวลาทำงานแบบทั่วไปคือ เข้า 8 โมง เลิก 5 โมง แต่ยังมีคนอีกจำนวนไม่น้อยที่่ชอบทำงานกลางคืน จึงสามารถพูดได้ว่า เวลาเป็นตัวแปรสำคัญสำหรับประสิทธิภาพการทำงานและคุณภาพของงาน นอกจากนี้แต่ละคนก็มีภาระหน้าที่แตกต่างกันไป คนในช่วงวัยเดียวกันอาจมีความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน ส่งผลให้การขยับขยายเคลื่อนย้ายตารางเวลาให้ตรงกันกับเพื่อนร่วมงานนั้นเป็นเรื่องยากเข้าไปอีก และอาจนำไปสู่การสื่อสารที่แย่ลงและการเสียโอกาส แต่หากฝืนและคอยยึดเวลาทำงานเพื่อคนอื่นต่อไปก็จะทำให้สภาพร่างกายและจิตใจของเราแย่เสียเอง ทำให้ปัญหาเรื่องเวลาเป็นปัญหาที่แก้ไม่ตก
ด้วยเหตุนี้เป้าหมายของการจัดการกับปัญหานี้จึงเป็นการทำให้ตารางงานของทีมไม่แน่นจนเกินไป สามารถขยับขยายได้และมีเวลาตรงกันมากที่สุด แอปพลิเคชันหนึ่งที่สามารถจัดการเวลาและการนัดหมายได้อย่างครบถ้วนก็คือ Google Calendar เพราะมีฟีเจอร์ที่ออกแบบมาให้จัดการกับปัญหาเวลาที่ติดพันอยู่มากมาย อาทิ ตั้งเวลาทำงานประจำที่ตัวเองต้องการ แชร์ตารางเวลาการทำงานให้สมาชิกในทีม พร้อมกับเช็กปฏิทินหลายอันได้พร้อมกัน ทำให้การมองหาเวลาที่ทุกคนทำงานได้พร้อม
กันสะดวกยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ตรวจสอบการใช้เวลาของวัน ซึ่งนับได้ว่าเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการวางแผนตารางเวลาที่เหมาะสมเพื่อการทำงานในอนาคต (บางฟีเจอร์ที่กล่าวมาข้างต้นเป็นฟีเจอร์พรีเมียม ซึ่งต้องสมัครหรือทดลองใช้ Google Workspace เพื่อใช้งาน ติดต่อเพิ่มเติมเพื่อขอรับราคาสุดพิเศษได้ที่นี่)
แน่นอนว่าปัญหาในที่ทำงานไม่ได้มีเพียงเท่านี้ ปัญหาบางอย่างเราสามารถรับมือกับมันได้ บางอย่างเราก็ต้องเผชิญหน้าหรือหลีกหนีจากมันมา ซึ่งแม้ว่าการใช้แอปพลิเคชันจะไม่สามารถช่วยจัดการปัญหาทั้งหมดในชีวิตของเรา การลดปัญหาการทำงานให้ได้มากที่สุดก็ถือเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานเพื่อที่เราจะได้ใช้ชีวิตอย่างมีความสุขและทำงานด้วยความสงบ
นักศึกษาฝึกงานผู้เป็นมนุษย์เป็ด แต่ไม่เข็ดที่จะเรียนรู้ทุกสิ่งเพื่อนำทุกอย่างมาเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน และสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ออกมา