จนถึงตอนนี้แล้ว เรายังต้องให้ความสำคัญกับ Digital Transformation อยู่อีกไหม? 

คำถามนี้อาจเกิดขึ้นกับองค์กรทุกขนาด แต่ด้วยสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป จากการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 เป็นเหมือนแรงผลักที่ทำให้ทุกธุรกิจต้องปรับตัว ถึงแม้จะล่วงเลยกันมาปีกว่าแล้ว เรายังต้องให้ความสำคัญกับ Digital Transformation อยู่อีกไหม จะช้าไปรึเปล่า? 

Digital Transformation ยังสำคัญอยู่ในแง่การปรับตัวและเป็น Normal ปัจจุบัน ที่จากนี้ไม่ว่าจะอย่างไรมีความเป็นไปได้ว่าเราต้องสามารถรับมือกับสถานการณ์ข้างหน้าได้แม้ว่าต้องลดการติดต่อพบปะ ต้องทำธุรกิจ ทำงาน และดูแลลูกค้าผ่านทางออนไลน์มากขึ้น แต่ก่อนที่จะไปถึงเรื่องของ Digital Transformation จำเป็นอย่างยิ่งที่เราจะต้องเข้าใจที่มาที่ไปของการทำ Digital Transformation 

หลายองค์กรคิดว่าต้องรีบกระโจนเข้า Digital Transformation เลย แค่มองหาเทคโนโลยีล้ำๆเข้ามาใช้ โดยที่ยังตอบคำถามเกี่ยวกับธุรกิจได้ไม่ชัดเจนถึงทิศทาง กลยุทธ์ และการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าหลายๆอย่าง ที่รวมไว้ด้วยข้อมูลที่มีอยู่หลากรูปแบบ ไปจนถึงวิธีการที่จะนำมาปรับใช้ให้เข้ากับธุรกิจของตนเอง  

นอกจากนั้นหลายธุรกิจยังมีอุปสรรคในการทำ Data Management ให้ง่ายขึ้นอีกด้วย การรับช่วงต่อจากข้อมูลก่อนหน้าที่อยู่ในรูปแบบหนึ่ง เข้ามาเก็บในรูปแบบออนไลน์ จะเชื่อมโยงและส่งต่อข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างไร หรือในกรณีที่ข้อมูลจากธุรกิจรุ่นคุณพ่อส่งต่อให้รุ่นลูก จะนำข้อมูลทั้งสองรุ่นมาบูรณาการร่วมกันได้อย่างไร  

Digital Transformation คืออะไร? 

Digital Transformation คือ การนำเทคโนโลยีเข้ามาเปลี่ยนแปลงองค์กรเพื่อขับเคลื่อนองค์กรให้มีศักยภาพพร้อมต่อสู้ในยุคที่ดิจิทัลมีผลกับทุกคน ซึ่งคำว่า Digital Transformation ไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงเพียงแค่ส่วนใดส่วนหนึ่งเท่านั้น แต่มันคือการเปลี่ยนแปลงทั้งองค์กร ตั้งแต่เริ่มต้นวางกลยุทธ์ทางธุรกิจ ทรัพยากรบุคคล วัฒนธรรมองค์กร ไปจนถึงขั้นตอนการทำงานของทุกฝ่าย รวมไปถึงความสามารถในการเข้าถึงลูกค้าด้วยการนำเทคโนโลยีมาเป็นส่วนช่วยให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าอย่างมั่นคง  

การเริ่มต้น Transform ที่ง่ายที่สุด ยกตัวอย่างเช่น การนำระบบ Excel เข้ามาใช้แทนกระดาษในการทำงานภายในองค์กร หรือการเลือกซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่อย่าง ERP, CRM หรือ HCM เข้ามาใช้ในองค์กร แค่นี้ก็ถือว่าเป็นการทำ Digital Transformation เช่นกัน   

สิ่งสำคัญของ Digital Transformation อยู่ตรงไหน? 

การ Transform ไม่ได้อยู่ที่ว่าเทคโนโลยีนั้นล้ำสมัยมากแค่ไหน เพราะทั้งหมดขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจและกระบวนการทำงาน ว่าจะเข้ามาช่วยเหลือการทำงานนั้น ๆ ได้มากน้อยเพียงใด โดยที่เทคโนโลยีเองก็มีความหลากหลาย พัฒนาไปอย่างรวดเร็ว (High Technology) และมีความสามารถที่จะนำมาพัฒนาหรือช่วยองค์กรให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น การทำงานแบบ Cloud Concept (IaaS, PaaS และ SaaS) หรือแม้กระทั่งเทคโนโลยีที่มีความซับซ้อน (Disruptive Technology) เช่น  Machine Learning หรือ AI และ IoT เหล่านี้ คือ ตัวช่วยให้การทำงานขององค์กรง่ายและสะดวกรวดเร็วมากขึ้น พนักงานสามารถนำเวลาไปใช้กับกระบวนการทำงานอื่นที่สร้างมูลค่าให้ตัวเองและองค์กรได้มากกว่าการต้องทำงานซ้ำๆ เดิมๆ เช่น การทำ Marketing Campaign เพิ่มยอดขายจากข้อมูลที่ AI suggest มาให้ เป็นต้น  

ก่อนจะเริ่มต้นวางกลยุทธ์ทางธุรกิจคุณมีความเข้าใจต่อธุรกิจของคุณอย่างไรบ้าง? 

ก่อนอื่นเลย คุณมีความเข้าใจต่อธุรกิจของคุณในแต่ละด้านอย่างไร เพราะแต่ละส่วนประกอบนี้ถือเป็นแหล่งที่มาของข้อมูลปลายทางที่สำคัญ คุณได้เริ่มทำ Business Transformation ไปบ้างแล้วหรือยัง? 

Business Transformation หรือ การแปลงร่างให้กับธุรกิจ โดยการทำให้บริษัทหรือธุรกิจเปลี่ยนแปลงไปจากสิ่งเดิมๆ ที่เคยเป็น ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะเล็กน้อยสักเพียงใด แต่มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อให้ทำงานได้ง่ายขึ้น สะดวกขึ้น รวดเร็วขึ้น มีประสิทธิภาพงานสูงขึ้น หรือเพื่อลดต้นทุนการทำงานลงนั่นเอง โดยการทำ Business Transformation คุณสามารถพิจารณาการเปลี่ยนแปลงคร่าวๆได้จาก 

• Business Industry ความเข้าใจที่มีต่อธุรกิจ อยู่ในระยะไหน กำลังทำอะไรอยู่ ความพร้อมของธุรกิจเมื่อต้องปรับตัว  
• Business Direction ทิศทางธุรกิจขององค์กร เป้าหมายที่ธุรกิจต้องการเป็นอย่างไร  
• Business Process  กระบวนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบเพื่อให้ไปถึงเป้าหมาย ใช้เครื่องมือใดในการทำงาน รวมถึงวิธีการและรูปแบบของข้อมูลที่ได้มา ที่ภายหลังจะกลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องใช้ในการตัดสินใจต่อไป 

ซึ่งที่กล่าวมาทั้งหมด หากคุณได้พิจารณาแล้ว ตอบคำถามของการทำธุรกิจได้ชัดเจนดีแล้ว และเริ่มลงมือเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานไปบ้างแล้ว ก็ถือว่าตระเตรียมความพร้อมก่อนที่จะเข้าสู่การทำ Digital Transformation แล้วล่ะค่ะ 

มากไปกว่านั้น ยังคงมีจุดน่าสนใจตรงที่ว่าสิ่งที่เราคิด ทำ และความคาดหวังไว้ จะออกมาเป็นอย่างไร ความท้าทายอยู่ที่ทิศทางที่วาดหวังกับกระบวนการทำงาน หากทั้งสองอย่างนี้ไม่ได้ออกมาเกี่ยวข้องกัน เป็นไปได้ว่าอาจต้องปรับแก้กลยุทธกันใหม่ทันที  

เมื่อคิดจะเริ่ม Digital Transformation นี่คือความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น

 

1. การเริ่มต้นที่มักจะยากเสมอ 

ทุกอย่างย่อมมีจุดเริ่มต้น จากนี้ไปคุณจะเริ่มจากอะไรเป็นสำคัญ หัวหน้าทีมของทุกหน่วยสามารถตัดสินใจเริ่มลงมือได้เลยหรือไม่ คนในทีมพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงแนวคิดการทำงานเพื่อเดินไปในทิศทางเดียวกันหรือไม่ หากทำได้เลย ทำอะไรได้บ้าง เช่น ทีมเราต้องเริ่มต้นเก็บสถิติ เริ่มมองหาหลักสำคัญ อะไรบ้างคือสิ่งที่เป็นประโยชน์แก่ทีม และสิ่งนั้นจะกลายเป็นข้อมูลที่แผนกอื่นๆต้องการจากทีมเพื่อทำงานต่อไป  

2. ความเปลี่ยนแปลงนี้มีเพื่ออะไร 

การ Transform ที่ไม่สอดคล้องกับทิศทางของบริษัท อาจทำให้ทีมงานมักจะพบว่าปัญหาของการทำ Transformation นั้นได้ผลลัพธ์ไม่สอดคล้องกับนโยบายของผู้บริหารระดับสูงของบริษัท เพราะสุดท้ายแล้ว ไม่สามารถรวบรวมข้อมูล แล้วนำมาประมวล หรือสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้ ทำให้การทำงานร่วมกันของทุกฝ่ายไม่ได้ง่ายขึ้นเลย ฉะนั้นความเปลี่ยนแปลงนี้ต้องมีทิศทางที่ชัดเจนพร้อมกับการปฏิบัติงานให้สอดคล้องตามเป้าหมาย สิ่งนี้เองในภายหลังจะกลายมาเป็นวัฒนธรรมการแบ่งปันข้อมูลซึ่งกันและกันภายในองค์กร เช่น 

• การทำงานต้องสอดประสานกัน (collaboration) ในลักษณะ cross-function หรือ multifunction-project-based โดยการทำงานต้องไม่มีการทำงานแบบ silo (ตัวใครตัวมัน) 
• การทำงานต้องมีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น face-to-face หรือ digital communication ก็ได้ ทั้งนั้น ตามแบบฉบับการทำงานของคนในองค์กร  
• การทำงานแบบมุ่งเน้นลูกค้า (customer centric) ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าภายในหรือภายนอกตามหน้าที่งานตัวเองที่เกี่ยวข้อง ต้องได้รับการบริการที่สะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง ครบถ้วน  

3. ความร่วมมือของทุกหน่วยงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน  

สิ่งหนึ่งที่คุณควรระวังคือ Organizational Silos หรือ People Slios จะเป็นอุปสรรคฉุดรั้งไม่ให้องค์กรรับมือกับความเปลี่ยนแปลงจากเทคโนโลยีและพฤติกรรมของผู้บริโภคได้ ลองคิดดูว่าทุกแผนกในบริษัทต่างก็บริการลูกค้ากลุ่มเดียวกัน มีเป้าหมายเดียวกัน แต่ต่างแผนกต่างเก็บและใช้ข้อมูลคนละชุด มีแรงจูงใจในการทำงานคนละแบบ การแชร์และเชื่อข้อมูลระหว่างแผนกจึงเป็นเรื่องยาก กลายเป็นว่าธุรกิจไม่สามารถให้คุณค่ากับลูกค้าได้ดีเท่าที่ควร และทุกฝ่ายได้ผลตอบแทนการทำงานที่ไม่ดีนัก 

นอกจากนั้น หนึ่งในความยากที่องค์กรใหญ่อาจจะต้องเจอ คือ ทำอย่างไรให้ outsource เข้าใจ การ Transform ของบริษัทเพราะโดยหลักแล้วพนักงาน outsource จะไม่มีความมีส่วนร่วมในการ Transform แต่จะมองเป็นเพียงการปฏิบัติตามเป็นเรื่อง ๆ ไปเท่านั้น   

4. ให้ความสำคัญกับ Business Process เพื่อเลือกเทคโนโลยี 

องค์กรควรต้องมีความชัดเจนในเรื่องของ Business Process ตั้งแต่แรก กลยุทธ์การทำงานต้องชัดเจนทุกกระบวนการและมีการสื่อสารให้เข้าใจตรงกัน เช่น หากคุณต้องการเน้นที่ความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก ฉะนั้นวิธีการและกระบวนการทำงานต้องทำตามความต้องการของลูกค้าไม่ใช่ตามความเคยชินของคนในองค์กรหรือผู้บริหาร จึงจะสามารถนำไปสู่การเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาใช้ มีความเข้าใจการใช้งานเทคโนโลยีนั้น ๆ ไปจนถึงใช้งานได้อย่างปลอดภัย เพราะไม่ว่าการทำ Digital Transformation จะได้ประโยชน์เท่าใด ลดต้นทุน สร้างความพอใจให้ลูกค้าได้เท่าใด ก็พังลงในพริบตาด้วยอันตรายจากภัยทางไซเบอร์ 

เพราะสุดท้ายแล้วความต้องการของธุรกิจและการใช้เทคโนโลยีเพื่อตอบโจทย์กระบวนการทำงานส่งผลให้เกิดผลสำเร็จในการ Transform มากที่สุด  

5. ระวังเรื่อง Data Migration  

สำหรับงานทางด้านเทคโนโลยี แน่นอนว่าการย้ายระบบจะต้องมีการกรองข้อมูล การสร้างความสัมพันธ์ และการย้ายข้อมูลเก่าไปอยู่ที่ระบบใหม่ (บางกรณีย้ายไม่ได้ก็มี) ปัญหานี้มองข้ามไม่ได้ และบางองค์กรถึงกับมี Data Manager เข้ามาดูแลเรื่องนี้โดยเฉพาะ  

ยิ่งไปกว่านั้นตัวกฎหมายใหม่ที่กำลังจะบังคับใช้ ยิ่งทำให้ Personal Data ทั้งในส่วนของพนักงานและลูกค้ายิ่งต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษ ทำให้ฝ่าย IT Admin และทุกๆองค์กรต้องมีมาตราการป้องกันข้อมูลรั่วไหลและต้องหาเครื่องมือคุณภาพมาช่วยเพิ่มความสามารถในการควบคุมได้อย่างมั่นใจว่าทุกข้อมูลในบริษัทถูกควบคุมและมีการตรวจสอบการเข้าถึง-การใช้ข้อมูลอย่างใกล้ชิด    

สรุปได้ว่า Digital Transformation จะยังเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับองค์กรทุกขนาด และจะยังอยู่กับเราไปอีกสักพักใหญ่ ขอแค่องค์กรเข้าใจความหมายที่แท้จริง แล้วลองมองกลับมาที่ความต้องการขององค์กรของเราเอง ทำความเข้าใจให้มากที่สุดว่าต้องการจะให้ธุรกิจองค์กรเติบโตไปทางไหน  

Aware มี Technology solution หลากหลายที่จำเป็น เหมาะสมกับธุรกิจยุคใหม่ ถือเป็น One stop solution เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร แม้ว่าข้อมูลองค์กรเป็นหนึ่งในทรัพยากรที่มีค่าของบริษัท แต่เมื่อต้องเรียกข้อมูลขึ้นมาดู หรือต้องการบูรณาการข้อมูลเก่าและใหม่เข้าด้วยกันมักกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก ทำให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีอยู่อาจเกิดการสูญหาย ถูกมองข้าม หรือเกิดความซ้ำซ้อนจนไม่สามารถนำไปใช้ให้เกิดผลลัพธ์อันเป็นประโยชน์ทางธุรกิจที่แท้จริงได้ ปรีกษาผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อรับคำแนะนำสำหรับการเริ่มต้นทำ Digital Transformation