Microsoft Teams ให้อะไรมากกว่าแค่การทำงานด้วยกัน

หลังจากการระบาดระลอกใหม่ของเชื้อไวรัสโควิด-19 คนทำงานก็กลับมาสู่การทำงานแบบ Work From Home อีกครั้ง ถึงแม้สิ่งเหล่านี้จะไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่ถือเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกคนต้องปรับตัว พัฒนาความรู้ และสรรหาเครื่องมือใหม่ๆ มาช่วยให้เราทำงานได้เก่งขึ้นกว่าเดิม ต้องทำงานสะดวก รวดเร็ว ยืดหยุ่น และทำงานไปพร้อมกับทีมอย่างมีประสิทธิภาพเพราะทักษะเหล่านี้ พวกเราคงต้องอยู่และพัฒนาเพื่อใช้กันต่อไปในอนาคต จนในท้ายที่สุดเราเองอาจลืมวิธีการทำงานแบบเดิมๆ ไปเลย

จากบทเรียนครั้งที่แล้ว สิ่งสำคัญที่ต้องเน้นย้ำตั้งแต่ตอนนี้ คือ เราต้องพร้อมตั้งแต่เครื่องมือการทำงานร่วมกัน อุปกรณ์และการติดต่อสื่อสารที่ทำได้เสมือนทำงานด้วยกันที่ออฟฟิศ ต้องเข้าถึงข้อมูล ไฟล์ และแอปพลิเคชันได้ไม่ต่างจากยกคอมพิวเตอร์ของออฟฟิศมาใช้ที่บ้าน และแน่นอนว่าต้องใช้งานได้อย่างปลอดภัยไร้กังวลระดับมืออาชีพ ถูกต้องตามกฎระเบียบ พร้อมปรับเปลี่ยนได้ตามโจทย์ ตามกระแส และฟังก์ชั่นการใช้งานของแต่ละบุคคล

Microsoft Teams ให้อะไรมากกว่าแค่การทำงานด้วยกัน

Microsoft Teams เดี๋ยวนี้ล้ำหน้าขึ้นทุกวัน โดยการนำ AI มาตอบโจทย์ความต้องการการใช้งานหลายมิติการทำงาน แม้ว่าหลายคนจะเริ่มชินกับการประชุมออนไลน์กันแล้ว แต่เชื่อว่าแต่ละคนก็มีเทคนิคการใช้งานของตัวเองให้เร็วให้ไวคล่องตัวตอบโจทย์การทำงานในแต่ละเสกลไม่เหมือนกัน เพราะบางครั้งเราก็ไม่ได้ประชุมกันด้วยสมาชิกแค่หลักหน่วยหรือหลักสิบ แต่ด้วยการประชุมผ่าน Teams สามารถเปิดให้เราประชุมได้ถึง 1,000 คน หรือเข้าร่วมแบบดูได้อย่างเดียวด้วยการบรอดคาสท์เพื่อเผยแพร่ข่าวสารสำคัญ โดยสามารถเปิดให้เข้าชมได้สูงสุดถึง 20,000 คนกันเลยทีเดียว โดยมีทั้งโหมด Dynamic view, Video Filter และ Live Reaction พร้อมหลากหลายฟีเจอร์และลูกเล่นต่างๆ ที่ยกขบวนมาอำนวยความสะดวกให้กับทุกคนได้ประชุมงานอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น พลิกโฉมการประชุมงานอันมากมายให้กลายเป็น Happy Meeting ได้ไม่ยาก กลับมาครั้งนี้ Teams มีอะไรใหม่ อะไรดีบ้าง

1. Virtual Breakout Rooms สร้างห้องประชุมย่อยในห้องประชุมใหญ่ เอาไว้ให้คุยกันเองเป็นกลุ่มเล็ก เหมาะกับการระดมสมอง ในการประชุมใหญ่ สามารถสร้างกลุ่มย่อย และแน่นอนว่าหลังจบการประชุมย่อยก็สามารถกลับมาสู่ห้องประชุมหลักได้ในทันที เพื่อให้การสรุปและตกลงกันได้อย่างรวดเร็ว

2. Raise Your Hand ยกมือส่งสัญญาณ เมื่ออยากแสดงความคิดเห็น กดปุ่มยกมือแบบดิจิทัลเพื่อขอพูด สอบถาม หรือแสดงความคิดเห็นระหว่างการประชุมง่ายๆ ได้โดยไม่ต้องขัดจังหวะการสนทนาในที่ประชุม

3. Live reactions ส่งผ่านความรู้สึกดีๆ ให้เพื่อนได้ทันใจ แม้จะเป็นการประชุมงานออนไลน์ ก็สามารถแสดงออกภาษากายเสมือนนั่งเห็นหน้ากันได้ เช่น การส่งยิ้ม ปรบมือ หัวเราะ ผ่านอีโมจิที่ช่วยแสดงความรู้สึก ให้กำลังใจเพื่อนในระหว่างการประชุมได้ แถมเพื่อนๆ ยังรับรู้ว่าเรายังมีส่วนร่วมตั้งใจฟังอยู่นะ เป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่พัฒนามาให้ไม่ขัดจังหวะการประชุมเหมือนกัน

4. Together Mode และ Large Gallery view คลายเครียด สร้างบรรยากาศการประชุม อยากเห็นหน้ากันแบบไหน ปรับได้ตามใจชอบ ด้วยการปรับรูปแบบการมองเห็นผู้เข้าร่วมประชุมแบบที่ต้องการ อยากให้ผู้ใช้งานจากหลายที่ปรากฏตัวบนจอภาพที่มีพื้นหลังเดียวกัน เช่น ห้องทำงาน ห้องประชุม หรือร้านกาแฟ ให้ความรู้สึกเหมือนกับอยู่ที่เดียวกันจริงๆ ก็ทำได้ผ่านฟีเจอร์ Together Mode หรือโชว์ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดบนหน้าจอเดียว ด้วยฟีเจอร์ Large Gallery view ซึ่งแสดงผลได้สูงสุดถึง 49 คน

5. Custom layouts นำเสนองานสุดปัง รูปแบบอลังได้อย่างมืออาชีพ ผู้นำเสนองานสามารถเลือกรูปแบบที่อยากจะพรีเซนต์งานได้ตามต้องการ ไม่ว่าจะเป็นการพรีเซนต์ภาพข้างหลังใหญ่ๆ หรือให้เห็นภาพรวมมุมกว้าง เลือกได้ตามใจชอบ พรีเซนต์งานได้สุดปังดั่งมืออาชีพมายืนขายงานให้ดูจริงๆ

6. Live captions และ Transcripts ประชุมภาษาอังกฤษ แบบมี subtitle อุ่นใจ เข้าใจ หรืออัดกลับมาไว้ดูได้อย่างสบายใจ โดย Live captions จะเป็นตัวช่วยสำหรับการถอดเสียงเป็นตัวอักษรอัตโนมัติแบบเรียลไทม์ในระหว่างที่ผู้พูดกำลังพูดอยู่ และบอกได้ด้วยว่าใครกำลังพูด ขณะที่ Live Transcripts นั้นจะรวมข้อความที่ถอดมาอยู่ในแท็บเดียวในหน้าแชท บันทึกไว้ได้ และสามารถส่งออกมาเป็นไฟล์ใช้งานทีหลังได้ด้วย

7. Voice call เบอร์ออฟฟิศติดไปกับตัว ใครโทรมาก็รับสายได้ทุกดีไวซ์ โทรหากันได้ทุกที่ทุกเวลาด้วยเบอร์โต๊ะเดิมเบอร์เดียวนั่นแหละ โชว์ทั้งรายชื่อผู้ติดต่อ ประวัติการโทร และวอยซ์เมลไว้ด้วยกันในที่เดียว แถมยังตั้งโอนสายไปยังหมายเลขหรือสมาชิกของทีมอื่น หรือหมายเลขอื่นได้หากเราไม่ว่างรับสาย สะดวก รวดเร็วแบบคูณสองเหมือนมีโทรศัพท์ออฟฟิศติดตัวไปด้วยตลอดเวลาโทรหรือรับสายที่ไหนก็ได้

8. Mobile Companion mode ย้ายร่างจากในคอมฯ มาประชุมต่อบนสมาร์ทโฟนได้แบบเนียนๆ ช่วยได้ดีสุดๆ ในสถานการณ์ที่ประชุมยังไม่ทันเสร็จ แต่ต้องวิ่งงานต่อ หรือออกไปทำธุระข้างนอกอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ก็สามารถสลับร่างไปยังดีไวซ์อื่นได้ตามที่ผู้ใช้งานสะดวก แถมโหมดนี้ยังสามารถประชุมผ่านสองดีไวซ์พร้อมกันเลยก็ได้ไม่ว่าจะเป็นโน้ตบุ๊ค แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนใช้งานง่ายๆ ได้ในเวลาเดียวกัน

9. Whiteboard วาด ร่าง และเขียนไอเดีย ให้ทุกคนในทีมเข้าใจ เมื่อเสียงหรือคำพูดไม่สามารถอธิบายได้ดี ต้องพึ่งพากระดานเพื่อเขียนสร้างความเข้าใจให้มากขึ้น ใช้ได้ทั้งการแปะโน้ต แสดงแผนภาพผ่านการระดมความคิดร่วมกันในกระดานแผ่นเดียว ไม่ว่าจะวาดด้วยมือ หรือสร้างเป็นกราฟหลายรูปแบบ ไปจนถึงการแปะ sticky notes ทำได้ครอบคลุมทุกรูปแบบที่จะช่วยให้การทำงานแบบออนไลน์ได้คุณภาพเหมือนนั่งประชุมแล้วเขียนกระดานอยู่ในห้องเดียวกัน

10. Noise Suppression ตัดเสียงรบกวนระหว่างการประชุม เพื่อช่วยให้เสียงสนทนาชัดเจนมากขึ้น ไมโครซอฟท์ได้นำ AI เข้ามาช่วยเรียนรู้ความแตกต่างระหว่างเสียงพูดและเสียงรบกวนที่ไม่จำเป็น และสามารถช่วยตัดเสียงรบกวนออกไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น เสียงเพลง การพิมพ์แป้นพิมพ์ แม้กระทั้งเสียงเด็กๆ ที่บ้าน หรือเสียงสัตว์เลี้ยงก็ย่อมได้ ทั้งนี้ฟีเจอร์การตัดเสียงรบกวนโดย AI จะใช้ได้เมื่อคุณมีแพคเกจ Advance Communications License หมดกังวลเรื่องเสียงอื่นๆที่คุณไม่ต้องพึงระวังอีกต่อไป

ข้อมูล: Microsoft Thailand